Usługodawca pracujący z osobami z różnych krajów często sprawnie porozumiewa się po angielsku w codziennych sprawach. Trudniej bywa opisać własny model pracy dla biura rachunkowego. Gotowy słownik ekonomiczny nie wyjaśni, co w twojej usłudze oznacza rezerwacja, wykonanie etapu albo zmiana zamówienia.
Opisuj proces, nie samą nazwę
Winien & Ma obsługujące klientów anglojęzycznych wskazuje na możliwość komunikacji w języku angielskim. Przed rozmową przygotuj krótki opis usługi i kilka typowych zdarzeń. Nie zakładaj, że znajomość języka oznacza automatyczną ocenę dokumentów według prawa każdego kraju ani pełne tłumaczenie korespondencji.
Wybierz nazwy, które rzeczywiście powtarzają się w twojej pracy. Przy każdej dopisz, co klient otrzymuje i kiedy zdarzenie zostaje potwierdzone. Jeżeli określenie może mieć dwa znaczenia, pokaż przykład zamiast szukać jednego eleganckiego tłumaczenia.
Krótka lista do pierwszej rozmowy
- Jak nazywasz usługę i jej kolejne etapy?
- Które wiadomości opisują plan, a które zdarzenie zakończone?
- Jak dokumentowana jest zmiana ustaleń?
- Kto może wyjaśnić niejednoznaczne sformułowanie?
Na przykład słowo używane przez klienta może oznaczać zarówno wstępną rezerwację, jak i jej ostateczne potwierdzenie. W podsumowaniu dla księgowości trzeba te sytuacje rozróżnić. To uporządkowanie komunikacji, nie rozstrzygnięcie sposobu opodatkowania usługi. Takie pytanie wymaga osobnej analizy.
Potwierdź osoby i zakres komunikacji
kontakt z zespołem biura pozwala rozpocząć ustalenia dotyczące obsługi. Zapytaj, z kim omawiasz pytania księgowe i w jaki sposób przekazujesz materiały. Uzgodnij również, które informacje wymagają dodatkowego objaśnienia po stronie właściciela.
informacje o osobach prowadzących obsługę pomagają zrozumieć podział specjalizacji. Po pierwszej rozmowie dopisz do słownika ustalone znaczenia, zamiast tworzyć nową listę w każdym mailu. Jedna wersja pojęć pozwala skupić się na rzeczywistym zdarzeniu, a nie ponownie tłumaczyć sposób działania firmy.
Ilustracja poglądowa wygenerowana komputerowo; nie przedstawia rzeczywistego zespołu ani siedziby biura.